Crear y Configurar Listas en SharePoint para un Sistema de Actas de Equipos de TI
En este tutorial práctico daremos el primer paso para construir una solución empresarial de gestión de activos de TI utilizando el ecosistema de Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate y SharePoint).
En esta primera entrega nos enfocaremos en la arquitectura de datos: crearemos y configuraremos las dos listas principales de SharePoint que darán soporte a nuestra aplicación:
Registro_Actas_Asignacion_Retiro: Registrará las transacciones (asignaciones y devoluciones) realizadas desde el formulario de Power Apps.Inventario_Equipos: Funcionará como la base de datos central de nuestros dispositivos y se gestionará de forma directa o automatizada.
📌 Requisitos Previos
Para seguir esta guía asegúrate de contar con:
- Una cuenta con licencia activa de Microsoft 365 Enterprise.
- Un Sitio de SharePoint Online empresarial creado (si no posees permisos de administración, solicita a tu departamento de TI la creación de un sitio de equipo).
💡 Consejo Profesional de Arquitectura de Datos: Al crear columnas en SharePoint, no uses espacios en el nombre inicial. Crea la columna con un nombre continuo (ej.
TipoMovimiento) y, una vez guardada, cámbiale el nombre visible aTipo de Movimiento. Esto evita que SharePoint genere codificaciones complejas en la URL interna de la columna (como_x0020_), lo que facilita enormemente la redacción de fórmulas en Power Apps y Power Automate.
1. Creación de la Lista: Registro_Actas_Asignacion_Retiro
Esta lista almacenará el historial de entregas y retiros de equipos de la compañía. Se poblará automáticamente mediante la interfaz de Power Apps.
Paso a paso para crear la lista:
- Ingresa a la página principal de tu sitio de SharePoint.
- Haz clic en el botón + Nuevo y selecciona la opción Lista.
- Selecciona Lista en blanco.
- Asigna el nombre:
Registro_Actas_Asignacion_Retiroy haz clic en Crear.
Configuración de las Columnas
A continuación, haz clic en + Agregar columna en el encabezado de la lista para ir añadiendo cada uno de los campos necesarios:
| Nombre de la Columna | Tipo de Dato | Opciones / Configuración Adicional | Propósito en la Solución |
|---|---|---|---|
| Fecha | Fecha y Hora | Incluir hora: No / Predeterminado: Fecha de hoy | Registrar el momento exacto del movimiento. |
| Tipo de Movimiento | Elección | Opciones: Entrega, Retiro | Identifica el flujo del proceso en Power Apps. |
| Persona Asignada | Usuario | Mostrar: Nombre | Vincula el registro al usuario en Entra ID / Office 365. |
| Cedula | Número | Sin decimales | Identificador único / Documento de identidad. |
| Nombre Completo | Texto | Una sola línea | Nombre completo del colaborador. |
| Cargo | Texto | Una sola línea | Puesto de trabajo del empleado. |
| Tipo de Dispositivo | Elección | Opciones: Portátil, Equipo de Mesa, Celular, Tablet (Predeterminado: Portátil) | Clasificación del activo. |
| Marca | Elección | Opciones: Lenovo, Dell, HP, Apple, etc. (Permitir valores manuales: Sí) | Marca del equipo entregado. |
| Serial | Texto | Una sola línea | Número de serie del fabricante. |
| Codigo | Texto | Una sola línea | Código de inventario o placa activa de la empresa. |
| Elementos Adicionales | Elección | Opciones: Cargador, Mouse, Teclado, Maletín, Guaya (Permitir selección múltiple: Sí) | Accesorios incluidos en la entrega. |
| Propiedad del Dispositivo | Elección | Opciones: Propio, Alquilado / Renting | Control financiero y operativo del activo. |
| Observaciones | Varias líneas de texto | Texto sin formato | Comentarios o estado físico del equipo. |
| Firma | Varias líneas de texto | Texto sin formato | Clave: Almacena la cadena Base64 de la firma digital presencial desde Power Apps. |
| FirmaRemota | Sí/No | Valor predeterminado: No | Clave: Disparador para los flujos de firma remota por correo con Power Automate. |
⚠️ Ajuste de la columna predeterminada “Título”: SharePoint crea automáticamente una columna llamada Título (
Title). Dado que no la utilizaremos de forma visible en esta lista, dirígete a la Configuración de la lista > Configuración de la vista, desmácala para ocultarla de la vista principal o configúrala como no obligatoria.
2. Creación de la Lista: Inventario_Equipos
Esta segunda lista actúa como el maestro de inventario de activos tecnológicos de la empresa. Se actualizará manualmente o mediante procesos en segundo plano.
Paso a paso para crear la lista:
- Regresa a la pestaña inicio de SharePoint.
- Selecciona + Nuevo > Lista > Lista en blanco.
- Asigna el nombre:
Inventario_Equiposy haz clic en Crear.
Configuración de las Columnas
Para esta lista aprovecharemos la columna predeterminada Título y la renombraremos a Serial.
- Haz clic en la columna Título > Configuración de columna > Cambiar nombre y asígnale el nombre Serial.
Procedemos a crear las demás columnas:
| Nombre de la Columna | Tipo de Dato | Opciones / Configuración Adicional | Propósito en la Solución |
|---|---|---|---|
| Serial (Antes Título) | Texto | Columna primaria obligatoria | Identificador único del equipo (Número de Serie). |
| Tipo de Dispositivo | Elección | Opciones: Portátil, Equipo de Mesa, Celular, Servidor, etc. | Categoría técnica del equipo. |
| Marca | Texto | Una sola línea | Marca del fabricante. |
| Modelo | Texto | Una sola línea | Referencia exacta del modelo. |
| Codigo | Texto | Una sola línea | Placa de inventario interno. |
| Elementos Adicionales | Elección | Selección múltiple activada | Periféricos o accesorios asociados al equipo. |
| Propiedad del Dispositivo | Elección | Opciones: Propio, Alquilado / Renting | Régimen de propiedad del activo. |
| Responsable | Usuario | Mostrar: Nombre | Persona a quien está asignado el equipo actualmente. |
| Ubicacion | Texto | Una sola línea | Ciudad, sede, piso o área física donde se encuentra el activo. |
| Observaciones | Varias líneas de texto | Texto sin formato | Historial de mantenimiento o notas técnicas. |
| Estado | Elección | Opciones: Asignado, Disponible, En reparación, De baja, Pendiente Firma | Estado operativo del dispositivo. |
💡 Buenas Prácticas de Optimización y Rendimiento
- Indexación de Columnas Clave:
Si tu lista supera los 5,000 elementos (límite de umbral de vista de SharePoint), dirígete a
Configuración de la lista>Columnas indexadase indexa los camposSerial,CedulayEstado. Esto garantizará que las búsquedas y delgados desde Power Apps funcionen sin problemas de lentitud. - Seguridad y Permisos: Asegúrate de conceder permisos de Edición o Contribución en estas listas al grupo de usuarios de la compañía que requerirán diligenciar o firmar las actas desde Power Apps.
🚀 Conclusión y Próximos Pasos
¡Listo! Con estas dos listas estructuradas ya tenemos la base de datos sólida que sostendrá todo el sistema de actas digitales de nuestra organización.
En el siguiente artículo diseñaremos la interfaz gráfica en Power Apps, donde conectaremos estas listas, crearemos el formulario interactivo de asignación y habilitaremos el lienzo para la firma digital en pantalla.
📌 Guía anterior
Introducción y visión general del sistema Contexto del problema, arquitectura del sistema, herramientas involucradas y hoja de ruta de la serie. Actas de Equipos con Power Apps, SharePoint y Power Automate.